POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE LA PROVINCIA DE NUESTRA SEÑORA DE GRACIA DE COLOMBIA

CAPÍTULO PRIMERO
DISPOSICIONES GENERALES

1.1Responsable del Tratamiento.

LA PROVINCIA DE NUESTRA SEÑORA DE GRACIA, en adelante  LA PROVINCIA, actuando como Responsable del Tratamiento de la información de:

  • El Colegio Liceo Cervantes
  • El Colegio Liceo de Cervantes El Retiro
  • El Colegio Liceo de Cervantes Barranquilla
  • Parroquias
  • Emisora Mariana 
  • Demás actividades administrativas.

En cumplimiento de la Ley de Protección de Datos Personales, 1581 de 2012, y sus decretos reglamentarios, se identifica  a través de los siguientes datos:

  • Razón Social: Provincia de Nuestra Señora de Gracia.
  • NIT: 860.006.764-6
  • Dirección: Calle 79 B No. 7 -22, Bogotá.
  • Correo electrónico: protecciondedatos@agustinoscolombia.org
  • Teléfono: (1) 2100840

1.2 Definiciones.

A continuación, se relacionan las siguientes definiciones para una comprensión adecuada de la presente política:

  1. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales;
  2. Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento;
  3. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;
  4. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento;
  5. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;
  6. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;
  7. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión;
  8. Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
  9. Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

1.3 Objetivo y alcance de la Política.

La Política de Tratamiento de Datos Personales tiene como propósito establecer los criterios bajo los cuales se realiza el tratamiento de la información personal que reposa en sus bases de datos y en archivos físicos y electrónicos. La Política de Tratamiento de Datos Personales, establece los lineamientos que LA PROVINCIA lleva a cabo para el tratamiento de los datos personales, mecanismos para ejercicio del derecho de hábeas data, así como las finalidades, medidas de seguridad, y otros aspectos relacionados con la protección de la información personal.

1.4 Titulares a quien va dirigida la Política.

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales, está dirigida a:

  1. Padres de Familia.
  2. Estudiantes Prospectos.
  3. Estudiantes.
  4. Profesores.
  5. Empleados
  6. Proveedores.
  7. Comunidad religiosa.
  8. Cualquier titular de la información, ya sea actuando a nombre propio, o como Representante Legal, que con ocasión, a las actividades que realice, se encuentre vinculado con LA PROVINCIA y se requiera de su información personal para el desarrollo de las mismas.

1.5 Cumplimiento Normativo del Régimen de Protección de Datos Personales.

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales, da cumplimiento al Régimen de Protección de Datos Personales en Colombia, en especial, el artículo 15 y 20 de la Constitución Nacional, la Ley 1581 de 2012, el Capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015, Sentencia C-748 de 2011, Circulares de la Superintendencia de Industria y Comercio y demás normas que la modifiquen, complementen o adicionen.

1.6 Cumplimiento de los principios para el Tratamiento de Datos Personales.

LA PROVINCIA garantiza los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad sobre los datos que reposan en las bases de datos que se encuentran en posesión de LA PROVINCIA.

1.7 Vinculatoriedad de la Política de Tratamiento de Datos Personales.

Cualquier titular de la información que tenga alguna relación con LA PROVINCIA, lo vincula con la presente política, cuando ha brindado su autorización para el tratamiento de sus datos personales. Los titulares de la información a quien se encuentra dirigida esta política, deben cumplir con los lineamientos establecidos en el presente instrumento, así como cumplir con el manual interno políticas y procedimientos relativas a la protección de datos personales, dependiendo del tipo de vínculo que tenga con LA PROVINCIA.

CAPÍTULO SEGUNDO
FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

2.1Bases de Datos  y Archivos con información Personal.

LA PROVINCIA, tiene diferentes tipos de bases datos y archivos con información personal, tanto físicos, como digitales, y se encuentran agrupados en diferentes categorías, como pueden ser, sin limitarse a ellas: Estudiantes Prospectos, Estudiantes, Padres de Familia, Recursos Humanos, Proveedores, Comunidad Religiosa, Videovigilancia entre otros.

2.2 Finalidades de la Recolección de la Información Personal.

Las finalidades de la recolección de información personal por parte de LA PROVINCIA son las siguientes:

Finalidades relativas a Estudiantes Prospectos

  • Gestionar las comunicaciones para el efectivo contacto con los Padres de Familia sobre la oferta académica de los Colegios.
  • Efectuar el seguimiento a los procesos de admisión a la institución.
  • Invitaciones a eventos académicos y culturales organizados por los Colegios.
  • Realizar la promoción y difusión de la oferta académica y todos aquellos eventos que los Colegios consideren pertinentes para esta finalidad. Los mismos pueden tener alcance para Estudiantes Prospectos y Padres de Familia.

Finalidades relativas a Estudiantes y Padres de Familia.

  • Gestión de admisiones y registro de matrículas, antecedentes académicos, apertura de hoja de vida, y reporte calificaciones.
  • Gestión de las actividades logísticas y complementarias necesarias para la prestación del servicio académico integral entre las que se encuentran los contratos de transporte especializado y  restaurante.
  • Gestionar la emisión de certificaciones solicitadas por los titulares de la información, padres de familia, representantes legales, autoridades administrativas o judiciales y terceros autorizados, respecto a la información que repose en los archivos de los Colegios.
  • Efectuar las comunicaciones relativas a los servicios educativos entre Padres de familia, estudiantes y profesores.
  • Compartir o suministrar a terceros información expresamente requerida o autorizada por el padre de familia y/o acudiente para el desarrollo de actividades por parte del estudiante tales como intercambios académicos o actividades de formación académica, cultural o recreativa.
  • Gestionar la realización de actividades curriculares y extracurriculares en grupos y programas complementarios propios de la institución educativa.
  • Registrar, controlar y reportar las actividades académicas y formativas consagradas en los lineamientos del proyecto educativo.
  • Gestionar los servicios complementarios como biblioteca y servicios médicos.
  • Generar y divulgar información frente actividades estudiantiles así como la debida atención de quejas, peticiones y reclamos.
  • Registrar, actualizar y socializar ante las instancias pertinentes de la institución educativa, las observaciones y novedades académicas y disciplinarias del estudiante con fundamento en los lineamientos del manual de convivencia y rutas académicas establecidas para el año escolar.
  • Registrar la información de los estudiantes en los respectivos comités académicos y disciplinarios, llevados por el cuerpo profesoral.
  • Realizar el registro de información asignada a las entidades educativas, que se refieren al Sistema Integrado de Matriculas (SIMAT) los cuales se encuentran regulados en la resolución 5360 de septiembre 7 de 2006 por la cual se organiza el proceso de matrícula oficial de la educación preescolar, básica y media en las entidades territoriales certificadas.
  • Todas las finalidades propias del servicio educativo prestado.
  • Registro fotográfico de las actividades curriculares y extracurriculares de los estudiantes, para difundirse por los canales físicos y digitales de los Colegios, respetando en todo momento la dignidad y los derechos de los niños, niñas y adolescentes.

Finalidades relativas al Recurso Humano

  • Reclutamiento, Selección y formación, procesos de selección de personal, capacitación, procesos formativos.
  • Gestión de la nómina, periodos de ingreso y retiro de la Provincia, formación y capacitación en seguridad y salud en el trabajo, hoja de vida del empleado y en general la administración de personal.
  • Gestión contable, fiscal y administrativa: requerimientos por organismos de control, atención y seguimiento de requerimientos de autoridad judicial o administrativa.
  • Control de horario, gestión de personal, gestión de trabajo temporal, prestaciones sociales y prevención de riesgos laborales.
  • Capacitación, formación, evaluación de desempeño, promoción de personal, gestión de historia laboral de empleados activos y exempleados.

Finalidades relativas a la Gestión De Proveedores

Gestión de la información financiera, comercial, crediticia, así como manejo de tesorería, aspectos administrativos, manejo de proveedores y en general información para el manejo productivo y administrativo de LA PROVINCIA.

  • Gestión de la información financiera, comercial, así como manejo de tesorería, aspectos administrativos, manejo de proveedores y en general información para el manejo administrativo de LA PROVINCIA.
  • Gestión de Facturación, Gestión Contable, Gestión de proveedores y contratistas, Gestión económica y contable, Histórico de relaciones comerciales, Requerimientos por organismos de control.
  • Comunicaciones físicas y digitales para la verificación del cumplimiento de los compromisos contractuales.
  • Auditorías a proveedores para el efectivo cumplimiento del producto o servicio encomendado.
  • Remisión de certificado de ingresos y retenciones, gestión de certificados tributarios y contabilización de facturas proveedores.
  • Causación para crear la cuenta por pagar, retenciones, comunicaciones sobre campañas informativas.

Finalidades relativas a La Comunidad Religiosa

Gestión de información de las personas que desean integrarse a la Comunidad religiosa.

  • Gestión de información de la Comunidad religiosa, gestión y control de información relativa a los religiosos, recepción de correspondencia, novedades de formación, gestión de estudios bíblicos, difusión de actividades para la formación de la comunidad y finalidades varias propias de LA PROVINCIA.

Finalidades relativas a las Parroquias De La Provincia

  • Prestación, registro y control de servicios parroquiales, como lo son inscripción a Bautizos, Primeras Comuniones, Confirmaciones, Matrimonios y demás sacramentos católicos.
  • Procedimientos administrativos, relativos al control e inventario de los libros parroquiales físicos y automatizados de los servicios parroquiales, como lo son, Partidas de Bautismo, actas parroquiales de Confirmación, Primera Comunión y Matrimonio, entre otros.
  • Gestión de pago y recolección del arancel eclesiástico conforme a los servicios parroquiales prestados.

Finalidades relativas al sistema de Videovigilancia de la Provincia

LA PROVINCIA recolecta datos personales a través de cámaras de seguridad, para:

  • Proteger y controlar el ingreso y salida de su personal y activos de sus instalaciones.
  • Verificar el acceso a las instalaciones de La Provincia, Parroquias Adscritas y los Colegios en cuanto a las áreas de recepción y zonas comunes, establecimiento de medidas de seguridad, incluyendo las zonas de Videovigilancia.

2.3 Tipos de Datos Personales que recolecta LA PROVINCIA

LA PROVINCIA recolecta datos personales de carácter público, semiprivado, privado y sensible de niños, niñas y adolescentes. De acuerdo a la clasificación del Registro Nacional de Bases de Datos Personales, las categorías de datos que tiene LA PROVINCIA, en sus bases de datos, son las siguientes:

  • Datos generales de identificación.
  • Datos específicos de identificación.
  • Datos de ubicación relacionados con la actividad comercial.
  • Datos de ubicación relacionados con la actividad privada.
  • Datos financieros y crediticios.
  • Datos de información tributaria.
  • Datos relacionados con la actividad económica de la persona.
  • Datos relacionados con la historia laboral de la persona.
  • Datos relacionados con el nivel educativo, y/o historial académico de la persona.
  • Datos generales relacionados con afiliación y aportes al sistema integral de seguridad social: EPS; AFP; ARL, fechas ingreso/retiro EPS, AFP, etc.
  • Datos de antecedentes judiciales y/o disciplinarios de las personas.

2.4 Recolección de los datos personales.

LA PROVINCIA recolecta información personal a través de diferentes actividades relacionadas con su objeto social, y las obligaciones que tiene como empleador. La información se solicita de manera directa al titular, y en algunas ocasiones a través de terceros, casos en los cuales, verificamos que cuenten con la respectiva autorización para el tratamiento efectivo de los datos personales.

Los instrumentos que utiliza LA PROVINCIA para la recolección de la información, cuentan con los requisitos establecidos en la normatividad de protección de datos personales, y obedecen a los principios de libertad y finalidad, por lo que en cada uno de ellos, se encuentra incorporada la autorización para el tratamiento de los datos personales.

Estos instrumentos pueden ser:

  • Formularios físicos.
  • Formularios digitales.
  • Correos electrónicos.
  • Páginas Web.
  • Sistemas de control de ingresos y salidas.
  • Cámaras de Videovigilancia.

2.5 Categoría Especial De Datos Personales

Los siguientes tipos de datos personales sensibles son recogidos por LA PROVINCIA, en los  casos que a continuación se enuncian:

Datos relativos a la salud: Trámite de incapacidades de los empleados de LA PROVINCIA, solicitudes de ausencias de clases de estudiantes a través de incapacidades. Cumplimiento del Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo, prestación de primeros auxilios, prestación de atención y acompañamiento psicológico.

Datos relacionados con la pertenencia a organizaciones sociales, de derechos humanos, religiosas, políticas, convicciones religiosas, filosóficas o políticas, datos de preferencia, identidad y orientación sexual de la persona, origen étnico-racial: Llevar a cabo intervenciones donde se evidencie alguna discriminación de algún miembro de la comunidad estudiantil, investigación institucional y promoción de políticas de igualdad e inclusión.

Los anteriores escenarios, son enunciativos, y podrán existir otros casos en los cuales LA PROVINCIA exija datos personales sensibles, ya sea por disposición legal, o para la efectiva prestación del servicio.

2.5.1 Finalidad de tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes

LA PROVINCIA puede recoger datos personales de menores de edad, en los siguientes eventos:

  • En el proceso de admisión e inscripción a los programas académicos que ofrecen los Colegios.
  • Servicios académicos, administrativos y culturales que ofrece los Colegios que benefician  a los estudiantes.
  • Actividades extracurriculares organizadas por los Colegios en las que asisten estudiantes de instituciones educativas que tienen alianza o independientes a los Colegios. 
  • Por parte de los hijos menores de edad, de empleados de LA PROVINCIA para efectos de afiliación al sistema de seguridad social, para el beneficio de actividades de bienestar laboral, entre otros.
  • En eventos curriculares y extracurriculares para la toma de fotografías y videos para su difusión.

En los procesos de recolección, uso, y circulación, se tienen en cuenta los derechos prevalentes de los menores de edad. Así mismo, se le informa al menor el carácter facultativo a las preguntas que versen sobre sus datos personales.

2.6 Almacenamiento.

El almacenamiento de la información personal contenida en las bases de datos de LA PROVINCIA se encuentra en los servidores propios y en servidores externos a cargo de terceros, y cuenta con todas las medidas de seguridad física, técnicas y administrativas, y con controles de acceso a la información, garantizando el principio de seguridad,  acceso y circulación restringida y confidencialidad.

Por lo anterior, cuando se nos suministra la autorización para el tratamiento de los datos personales, también se autoriza que la información pueda ser transmitida a proveedores que pueden estar en Colombia, o fuera del país,  que se encuentran ubicados en la lista de países seguros, emitida por la Superintendencia de Industria y Comercio, para finalidades de almacenamiento de la información.

2.7 Circulación.

Por regla general, LA PROVINCIA no comparte los datos personales que recolecta con terceros e internamente ha dispuesto controles de acceso para el ingreso de sus empleados a los sistemas de información. Por tanto, el empleado tiene acceso a la información exclusivamente de acuerdo al rol y/o cargo de éste.

LA PROVINCIA tiene contractualmente establecido contratos de transmisión de datos personales y acuerdos de confidencialidad, con aquellos proveedores que en virtud del servicio prestado, deban conocer.

2.8Conservación y Supresión de la información.

La información personal que se solicite con ocasión al cumplimiento de aspectos: legales, contractuales, tributarios, con fines de auditoria, entre otros relacionados, permanecerá almacenada de acuerdo a los tiempos máximos establecidos en la legislación colombiana para su retención.

La supresión de la información personal recolectada en bases de datos, cuyas finales no son obligatorias por ley, se realizará una vez se ha cumplido la finalidad, conforme a las autorizaciones, contratos y/o acuerdos que el titular de la información previamente haya pactado con LA PROVINCIA. No obstante, alguna información podrá ser conservada por fines de auditoria.

2.9Autorización para el tratamiento de datos personales.

LA PROVINCIA  solicita de manera libre, previa, expresa y debidamente informada, la autorización por parte de los titulares de los datos y para ello ha dispuesto mecanismos idóneos garantizando para cada caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización. La misma, podrá constar en cualquier medio, bien sea un documento físico, electrónico o en cualquier formato que garantice su posterior consulta a través de herramientas técnicas, cumpliendo con los requisitos establecidos en la ley.

2.9.1Autorización para el tratamiento de datos de Niños, Niñas y Adolescentes.

LA PROVINCIA pueden recolectar datos de niños, niñas y adolescentes en los siguientes casos:

  1. Por parte de sus Representantes Legales cuando acceden a los servicios parroquiales ofrecidos por LA PROVINCIA.
  2. Por parte de sus Representantes Legales en el proceso de admisión, matrícula y durante la relación contractual para la prestación del servicio educativo ofrecido por los Colegios.
  3. Por parte de sus Representantes Legales, cuando acceden a los servicios educativos, culturales o de intercambio ofrecidos por los Colegios.

Los representantes de los menores de edad que acceden a los servicios que ofrece LA PROVINCIA, son los responsables de suministrar la autorización para el tratamiento de los datos personales de los menores. Por lo anterior, LA PROVINCIA presume que el tratamiento de los datos personales de los menores de edad que tiene en sus bases de datos, ha sido autorizado por parte del representante del menor.

En el proceso de captura de información, se respeta el principio de libertad y finalidad, por lo que siempre se le solicita al adulto responsable del menor, la autorización, libre, previa, expresa e informada para la recolección del dato.

En los procesos de recolección, almacenamiento, circulación interna, y supresión, se respeta y se cumple con los principios para el tratamiento de datos personales, así como la Constitución Política, como norma suprema que garantiza los derechos fundamentales de los niños, niñas y adolescentes, sobre cualquier otra población.

2.10Solicitud de información personal del estudiante

En cumplimiento de las disposiciones legales, los Colegios podrán suministrar datos personales, como es la situación académica de los estudiantes menores de edad a sus Representantes Legales, siempre y cuando respondan y respeten el interés superior del adolescente, asegurando el respeto de sus derechos fundamentales y previo ejercicio del menor de ser escuchado, para valorar su opinión, teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

2.11Envío de comunicaciones al Representante Legal del menor de edad

Los Colegios podrá enviar comunicaciones relativas a la oferta académica, actividades culturales, curriculares y extracurriculares al Representante Legal del menor de edad, ya sea estudiante prospecto, o estudiante activo de los Colegios, con el propósito de informarle de los servicios que ofrece los Colegios.

2.12Medidas de Protección.

LA PROVINCIA tiene adoptado medidas técnicas, jurídicas, humanas y administrativas necesarias para procurar la seguridad de los datos de carácter personal protegiendo la confidencialidad, integridad, uso, acceso no autorizado y/o fraudulento. Asimismo, internamente LA PROVINCIA ha implementado protocolos de seguridad de obligatorio cumplimiento para todo el personal con acceso a datos de carácter personal y a los sistemas de información. 

Las políticas internas de seguridad bajo las cuales se conserva la información del titular para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, son las siguientes:

  1. Políticas de Tratamiento de Datos Personales.
  2. Políticas de gestión de usuarios para el acceso a la información personal.
  3. Procedimientos de asignación de responsabilidades y autorizaciones en el tratamiento de la información personal.
  4. Acuerdos de confidencialidad para todo el personal y externos que tienen acceso a la información personal.
  5. Manual interno de procedimiento para el tratamiento de información personal.

2.13Obligaciones de los Encargados de la Información.

Las organizaciones y/o personas externas a LA PROVINCIA, que en virtud de una relación comercial realice el tratamiento de datos personales por cuenta de LA PROVINCIA, deberá cumplir con las siguientes obligaciones:

  • Garantizar al titular el acceso, consulta, actualización, rectificación de sus datos personales.
  • Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización para el tratamiento de datos personales informando la finalidad de la recolección, ya sea en los puntos de servicio técnico y/o medios electrónicos y/o digitales.
  • Conservar la información bajo las condiciones de seguridad que impida la adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  • Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos que garanticen el cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, relativa a la protección de datos personales.
  • Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
  • Cumplir con las obligaciones establecidas en el artículo 18 de la Ley 1581 de 2012, y sus respectivos decretos reglamentarios, relativos a la protección de datos personales.

2.14Casos en que LA PROVINCIA opere como Encargados de la Información.

En los casos de que LA PROVINCIA opere como encargado de la información, los responsables de la información deberán solicitar y conservar la autorización del titular de la información, para el tratamiento de los datos personales por parte de LA PROVINCIA, por lo que LA PROVINCIA presume que el responsable de la información, cuenta con las autorizaciones previas y expresas de los titulares con quien tiene contacto. Para hacer uso de sus datos personales y suministrará copia de tales autorizaciones en caso de que LA PROVINCIA lo requiera, para los fines consagrados en la política de tratamiento de datos personales.

CAPÍTULO TERCERO
DERECHOS QUE TIENEN LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES

3.1Derechos que le asiste como titular del dato.

El Derecho Fundamental al Habeas Data, faculta al titular del dato solicitar el acceso, actualización, rectificación y supresión de sus datos personales que se encuentran en posesión de un tercero. A su vez, puede revocar la autorización que ha otorgado para el tratamiento. Si un titular de datos personales considera que LA PROVINCIA tiene acceso a sus datos personales, esta persona puede en todo momento solicitar la consulta de sus datos, o si considera que LA PROVINCIA está haciendo mal uso de sus datos, puede realizar la respectiva reclamación.

El titular está facultado para solicitar:

  1. Actualización de sus datos personales en caso de encontrarse fraccionados, incompletos, entre otros.
  2. Rectificación y/o corrección de sus datos personales en caso de que se encuentren errados, parciales o induzcan a error.
  3. Supresión de sus datos personales de las bases de datos. Se seguirá conservando la información para los fines determinados por la ley.
  4. Revocación de la autorización del tratamiento de sus datos personales, siempre y cuando no genere incumplimiento por parte de LA PROVINCIA con otras obligaciones legales, relativas a la permanencia del dato.

3.2Procedimiento para que los titulares de la información puedan ejercer sus derechos.

3.2.1Consulta

A través del mecanismo de la consulta, el titular del dato, podrá solicitar a LA PROVINCIA, acceso a su información personal que reposa en las bases de datos.

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. En caso de no ser posible dar respuesta a la consulta dentro del término referenciado, se le informará, los motivos de la demora y se le dará respuesta, máximo cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

3.2.2Reclamo

A través del mecanismo de reclamo, el titular del dato, podrá reclamar a LA PROVINCIA alguna inconformidad que tenga sobre el uso que se le está dando a sus datos.

El reclamo será atendido en un término máximo de (15) quince días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. En caso de no ser posible atender el reclamo dentro de dicho término, se le informará los motivos de la demora y se le dará respuesta máximo (8) ocho días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

En caso de que el reclamo se encuentre incompleto, se le requerirá, dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En caso de que LA PROVINCIA no sea competente para resolver el reclamo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al titular.

3.3Personas facultadas para realizar una consulta o reclamo.

Las personas facultadas para solicitar una consulta a LA PROVINCIA, son las siguientes:

  1. Estudiantes Inscritos y Admitidos.
  2. Estudiantes Prospectos.
  3. Estudiantes y Egresados.
  4. Padres de Familia.
  5. Docentes y Empleados.
  6. La Comunidad Religiosa, los usuarios de los servicios parroquiales.
  7. A los terceros autorizados por el Titular o por la Ley
  8. En general, a cualquier titular de la información personal que sus datos, reposen en las bases de datos de LA PROVINCIA.

Estos casos, son meramente ejemplificativos y no son exclusivos, ni excluyentes.

3.3.1Información que debe acreditar el titular del dato.

Para efectos de consulta y reclamos, el titular del dato debe acreditar sus datos de identificación como:

  1. Nombres completos y apellidos.
  2. Tipo y número de identificación.
  3. Dirección de domicilio.
  4. Teléfono de contacto.
  5. Correo electrónico.
  6. Brindar la información necesaria para tramitar su solicitud.

En caso de que sea un reclamo, debe adjuntar los documentos que desea valer, soportar o probar dicha solicitud. En caso de que sea un menor, deberá realizar dicha solicitud con el adulto responsable, sin que en ningún momento se le niegue el ejercicio de sus derechos.

3.4Canales habilitados para el ejercicio de los Derechos de Habeas Data.

LA PROVINCIA tiene habilitado los siguientes canales para que los titulares ejerzan su derecho al Habeas Data:

  1. CANALES ELECTRÓNICOS
  2. Correo electrónico: protecciondedatos@agustinoscolombia.org

CANALES FÍSICOS

  1. Calle 79 B No. 7 -22, Bogotá.

EL COLEGIO LICEO DE CERVANTES EL RETIRO tiene habilitado los siguientes canales para que los titulares ejerzan su derecho al Habeas Data:

  1. CANALES ELECTRÓNICOS
    1. Correo electrónico: comunicaciones@liceodecervantesretiro.edu.co
    2. Página web: http://liceodecervantesretiro.edu.co/
  1. CANALES FÍSICOS:
    1. Dirección: Carrera 8 N° 83 – 29, Barrio El Retiro, Bogotá.

EL COLEGIO LICEO DE CERVANTES tiene habilitado los siguientes canales para que los titulares ejerzan su derecho al Habeas Data:

  1. CANALES ELECTRÓNICOS
    1. Página web: http://www.liceocervantes.edu.co/
    2. Correo electrónico: protecciondedatos@liceocervantes.edu.co
  1. CANALES FÍSICOS:
    1. Dirección: Calle 153 N° 19 – 39, Barrio Las Margaritas, Bogotá.

EL COLEGIO LICEO DE CERVANTES BARRANQUILLA tiene habilitado los siguientes canales para que los titulares ejerzan su derecho al Habeas Data:

  1. CANALES ELECTRÓNICOS
    1. Página web: https://liceodecervantes.edu.co/
    2. Correo electrónico: sistemas@liceodecervantes.edu.co
  1. CANALES FÍSICOS:
    1. Dirección: Calle 90 N° 50 – 127, Barrio laureles, Barranquilla.

Estos son los únicos canales que LA PROVINCIA tiene habilitados para las consultas y reclamos por protección de datos personales. Por lo tanto, el titular deberá tenerlos presente.

Si a algún área o encargado de la información le llega una consulta o reclamo relativo a protección de datos personales, deberá informarle al titular los canales existentes y en ningún caso, podrá dejar sin respuesta al titular de la información.

El titular debe acreditar y aportar la información que se referencia en el punto 3.3.1 de la presente política. No obstante, LA PROVINCIA, se reserva el derecho de solicitar en cualquier momento, requisitos adicionales a los incorporados en la presente política, con el propósito de acreditar la identidad del titular del dato, o la validez de dicha solicitud.

3.5Responsable del cumplimiento de la Política de Protección de Datos Personales.

El área  Administrativa de LA PROVINCIA, es la responsable del efectivo cumplimiento de la Política, así como de las consultas y reclamos relacionados con la protección de datos personales de los titulares.

En todo caso, se podrá requerir a otra área de LA PROVINCIA para efectos de verificar el cumplimiento de la normatividad relativa a protección de datos personales.

En caso de cualquier duda respecto a esta política, puede escribir a: protecciondedatos@agustinoscolombia.org

CAPÍTULO CUARTO
DISPOSICIONES FINALES

4.1Medidas permanentes.

En el tratamiento de datos personales, LA PROVINCIA de manera permanente, verificará en sus procesos, protocolos, procedimientos y políticas, que se garantice el derecho de hábeas data a los titulares de la información y que se obtenga con los requisitos de ley, la autorización del titular para el tratamiento de los datos personales.

4.2Manual interno de Políticas y Procedimientos para el Tratamiento de Datos Personales.

La presente política de tratamiento de datos personales, se articula con el Manual interno de Políticas y Procedimientos para el tratamiento de datos personales, el cual, establece los criterios, requisitos y procedimientos para que se haga efectiva la presente política.

4.3Fecha de Aprobación de la Política y Entrada en vigencia.

La presente política, entra en vigencia el día veinticuatro (24) del mes de Septiembre del año 2018.

“Documento original firmado por el Representante”.